Datenschutzerklärung zum Online-Studienzentrum / smartLearn-Campus des Fernstudienzentrum Hamburg [ILS, Fernakademie und HAF]

Der Schutz der personenbezogenen Daten aller Nutzer im Online-Studienzentrum / smartlearn-Campus (im folgenden Online-Plattform genannt) ist unser zentrales Anliegen. Mit unserer Daten-schutzerklärung legen wir dar, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und wie diese Daten mit anderen Nutzern auf der Online-Plattform ausgetauscht werden können. Diese Datenschutzerklärung gilt nur für Inhalte auf unseren Servern.

1. Grundsätze bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten unter Einhaltung der Datenschutzgesetze der Bundesrepublik Deutschland und der Datenschutzbestimmungen der Europäischen Union.

Wir gebrauchen personenbezogene Daten ausschließlich, um allen Nutzern die Inanspruchnahme der Online-Plattform und damit das Absolvieren unserer Fernlehrgänge in der Online-Community zu ermöglichen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt ohne Einwilligung der Nutzer nur dann, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

Der Nutzer entscheidet selbst, ob und welche seiner personenbezogenen Daten durch andere Nutzer der Online-Plattform eingesehen werden können. Personen, die keinen Zugang zur Online-Plattform haben, können keine personenbezogenen Daten der Nutzer einsehen.

2. Datensicherheit
Die Server der Online-Plattform werden durch eine Web Application Firewall (WAF) vor unbefugten Zugriffen geschützt. Die Server befinden sich in Deutschland. Die von den Nutzern in der Online-Plattform eingegebenen Daten werden in verschlüsselter Form (Secure Socket Layer) übertragen.

3. Stammdaten
Mit Beginn des Fernlehrgangs werden von den Nutzern Stammdaten und mit ihrer Nutzung automatisch vom System generierte Daten auf den Servern der Online-Plattform verarbeitet.

Zum Studienbeginn wird ein Passwort an die von den Nutzern in ihrer Studienanmeldung angegebene E-Mail bzw. postalische Adresse versendet. Insbesondere die folgenden Stammdaten werden für die Zugänge zur Online-Plattform gespeichert:

• Vertragsnummer
• Kundennummer
• Passwort
• Geschlecht
• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl, Stadt und Land
• Vertragseingabedatum
• Studienbeginn und -ende
• Ende der Betreuungsfrist
• Fernlehrgang
• Persönliche/r Studienbetreuer/in
• Studienplan
• Noten
• Status (Fernstudierende, Lehrende, Mitarbeiter, Admin)

Die Sichtbarkeit bestimmter Stammdaten für andere Nutzer der Online-Plattformkönnen die Nutzer jederzeit beim ersten Login, in den „Einstellungen zu meiner Sichtbarkeit“ und im individuellen Profil festlegen.

4. Freiwillige Angaben in den Profilen
Neben den Stammdaten können alle Nutzer freiwillig zusätzliche Angaben in ihrem Profil speichern, die es anderen Nutzern der Online-Plattform ermöglichen, sie besser kennen zu lernen und um Freundschaften zu knüpfen. Zu den freiwilligen Angaben zählen z.B. Kontakt- und Messaging-Daten und Angaben zum Interesse an Lern- und Fahrgemeinschaften. Die Nutzer können je Angabe festlegen, ob und wem sie diese sichtbar machen wollen. Freiwillige Angaben können jederzeit gelöscht werden.

5. Gruppen und Studiengruppen
Wir bieten Gruppen und Studiengruppen (Foren) in der Online-Plattform an.

Die Studiengruppen sind standardmäßig in der Online-Plattform für alle Teilnehmer eines Fernlehrgangs angelegt und für diese sicht- und nutzbar. Die Gruppen sind von den Nutzern zu gründen. Jede Gruppe hat einen oder mehrere Moderatoren. Der Moderator entscheidet für seine Gruppe, ob diese öffentlich ist oder ob sie nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich ist. Die Gründung und die Mitgliedschaft in einer Gruppe sind nur möglich, wenn der Nutzer für andere sichtbar ist. Freunde des Nutzers sehen seine Gruppenaktivitäten, wenn der Nutzer dies in seinen Einstellungen erlaubt.

6. Chat

Alle Chatinhalte werden protokolliert. Liegen Anhaltspunkte vor, die den Verdacht der Verletzung gesetzlicher Bestimmungen begründen, erfolgt zur Überprüfung ein gezielter Zugriff auf die relevanten Daten und ggf. ihre Sicherung oder Löschung.

7. Links zu Angeboten von externen Unternehmen
Unsere Nutzer erhalten exklusiven Zugang zu externen Angeboten für die Dauer ihres Fernlehrgangs und solange sie einen Zugang zur Online-Plattform haben. Sollte eine Authentifizierung zu externen Angeboten notwendig sein, übertragen wir ggf. einen sog. Referrer an den Server des externen Unternehmens, um die Personen als Teilnehmende unserer Fernlehrgänge zu identifizieren. Mit dem Referrer werden keine Stammdaten übergeben. Es wird lediglich gekennzeichnet, dass der Link in der Online-Plattform angeklickt wurde und Fernstudierende damit berechtigt sind, die exklusiven Angebote zu nutzen.

8. Erhebung und Verarbeitung von Log-Dateien
Bei dem Besuch eines Nutzers in der Online-Plattform sammeln unsere Server Protokollinformationen. Im Einzelnen werden folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse
• Standort des Client-Rechners
• Zeit/Datum
• verwendeter Browsertyp und -version
• verwendetes Betriebssystem und Version
• verwendete Geräte
• Websites, die Sie bei uns besuchen (URL) mit GET-Request-Parameter

Bei der Anmeldung in der Online-Plattform werden keine zusätzlichen Daten gespeichert. Lediglich im Rahmen der Interaktion auf unserer Plattform werden zusätzlich folgende Daten erfasst:

• Aufenthaltsdauer
• Aufenthaltsort (nur das Land und die Stadt)
• Klickpfade (Abfolge der aufgerufenen Seiten bzw. Dateien)
• Ausstiegsseiten

Sämtliche dieser Angaben werden ausschließlich zu statistischen Zwecken bzw. zur inhaltlichen und technischen Optimierung unserer Online-Plattform ausgewertet. Eine personenbezogene Auswertung der Protokolldaten erfolgt nicht.

Im Rahmen dieser Zweckbindung erhalten technische Dienstleister als Auftragsdatenverarbeiter nach § 11 BDSG einen weisungsgebundenen Zugriff auf die Protokolldaten.

Eine Weitergabe an Dritte oder eine Verknüpfung der Daten mit anderen Daten erfolgt durch uns nicht.

Bei Verdacht einer Straftat oder einer Gefahr für die öffentliche Sicherheit kann ein Zugriff auf die Protokolldaten durch die zuständigen Behörden nicht ausgeschlossen werden.

9. Google Analytics
Wir nutzen Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf den Computern der Nutzer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Online-Plattform ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung in der Online-Plattform wird die IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Die IP-Anonymisierung ist in der Online-Plattform aktiv. In unserem Auftrag benutzt Google diese Informationen, um die Nutzung der Online-Plattform auszuwerten, um Reports über die Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Nutzung der Online-Plattform und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber uns zu erbringen.

Die im Rahmen von Google Analytics von dem Browser der Nutzer übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Die Nutzer können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen der Online-Plattform genutzt werden können. Die Nutzer können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf ihre Nutzung der Online-Plattform bezogenen Daten (inkl. der IP-Adressen) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie auf „Google Analytics deaktivieren“ klicken. Diese Funktion finden Sie unten auf jeder Seite der Online-Plattform. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, der die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch der Online-Plattform verhindert.

10. Verwendung weiterer Cookies
Cookies sind Datensätze, die vom Webserver an den Webbrowser des Nutzers gesandt und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden. Die Nutzer können ihren Browser in der Weise einstellen, dass sie vor dem Speichern eines Cookies informiert werden und eine Speicherung erst erfolgt, wenn sie dies ausdrücklich akzeptieren.

Wir verwenden Cookies nur zu dem Zweck, Informationen über die Nutzung unserer Online-Plattform zu erhalten, damit sich unsere Plattform automatisiert auf die inhaltlichen Interessen des Nutzers einstellen kann. Zusätzlich werden von uns Cookies zu statistischen Zwecken verwendet.

Die Datensätze unserer Cookies enthalten keine personenbezogenen Informationen. Eine Zusammenführung mit etwaigen von den Nutzern zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten erfolgt nicht.

11. Fristen für die Speicherung personenbezogener Daten
Die Zugänge der Nutzer inklusive aller personenbezogenen Daten werden auf den Servern der Online-Plattform gelöscht, wenn die unter 1. genannten Zwecke entfallen. In der Regel erfolgt die Löschung der Daten 90 Tage nach dem Ende der Betreuungsfrist. Bei einem Rücktritt, einer Kündigung, einer vorübergehenden Aussetzung des Lehrgangs oder einem Storno werden die Zugänge innerhalb von 24 Stunden nach Eintritt des Ereignisses gelöscht.

Die Chatprotokolle und Log-Dateien werden automatisiert nach einem Zeitraum von fünf Tagen gelöscht.

12. Sichtbarkeit von öffentlichen Forenbeiträgen und Online-Status
Sofern in Ihrem Online-Account nicht anders eingestellt, können alle anderen Nutzer des Online-Campus sehen, ob Sie gerade online sind. Ferner können diese Nutzer, die von Ihnen geposteten öffentlichen Beiträge sehen. Nutzer sind die Endkunden der Verantwortlichen und Interessenten, die einen Testzugang zum Online-Campus erhalten haben.

Des Weiteren behält sich die Verantwortliche vor, ihren behördlichen oder gewerblichen Vertragspartnern / Interessenten den Online-Campus im Rahmen von Live-Demos vorzuführen. Hierbei werden den Vertretern der Vertragspartner im Rahmen von Live-Präsentationen die Funktionen des Online-Campus veranschaulicht. Es kann nicht verhindert werden, dass bei den Live-Demos auch Forenbeiträge oder der Online-Status einzelner Nutzer angezeigt wird, wobei diese Informationen nicht im Fokus der Präsentationen stehen. Die Verantwortliche achtet darauf, den Online-Campus nur vertrauenswürdigen Personen zu vorzuführen. Die Live-Demos werden nicht aufgezeichnet und unterscheiden sich inhaltlich nicht von einem kostenfreien Testzugang.

Die Durchführung der Live-Demos erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses der Verantwortlichen an einer möglichst effektiven Vermarktung ihrer Produkte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Berechtigte Interessen der Betroffenen, die gegen diese Verarbeitung sprechen würden, sind nicht ersichtlich.

13. Ansprechpartner zum Datenschutz
Bei Fragen und Anregungen zu dieser Datenschutzerklärung wenden Sie sich bitte an:

Herr Birger Tralau
Projektleitung Online-Studium
ILS Institut für Lernsysteme GmbH
Fernakademie für Erwachsenenbildung GmbH
HAF Hamburger Akademie für Fernstudien GmbH
Doberaner Weg 18 - 22
22143 Hamburg

Fragen zu unserer Datenschutzerklärung können Sie auch gerne direkt an unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter der folgenden E-Mail-Adresse richten:

datenschutzbeauftragte@ils.de